Instituut voor Tropische Geneeskunde (ITG), Antwerpen
Wat zijn de doorslaggevende redenen geweest voor de keuze voor TimeTell?
Gespecialiseerde software voor tijdschrijven voldoet vrijwel altijd aan de formele vereisten van derden (bijvoorbeeld de Europese Commissie en hun auditors) en zijn meestal goed aanpasbaar aan de technologische noden van de eigen organisatie (koppeling naar databases, enz.). Dat geldt zeker ook voor TimeTell.
TimeTell is vooral gekozen voor de gebruiksvriendelijkheid ten opzichte van de andere softwares die we bekeken. Het gebruiksgemak voor onze wetenschappers stond voorop. We checkten dit ook bij andere klanten: het bleek eenvoudig te bedienen en op te zetten met een voor zichzelf sprekend, aangenaam scherm en achterliggende logica, zonder veel behoefte aan uitleg.
Wat is jullie ervaring met TimeTell tot nu toe?
Een grote bekommernis voor ons was de tijd nodig om de gegevens in te vullen. Mede door een goede instelling, samen uitgevoerd met de TimeTell expert, beperkt zich dit nu tot 2-5 minuten per dag maximaal. Handleidingen worden zelden of nooit gelezen, maar over de bediening kwamen weinig vragen. Problemen die zich voordeden konden vlot opgevangen worden.
Bijna 300 mensen vullen nu hun tijd in. We moeten er wel over waken dat ze niet teveel gebruik maken van restcategorieën zoals "other research". Dat is niet goed voor de full costing die we mettertijd willen op gang brengen binnen het ITG. Nu nog de schrik wegnemen dat uit de rapporten zou blijken dat ze minder dan voorzien tijd besteed hebben aan activiteiten die terugbetaald worden.
Wat zijn de behaalde winstpunten met TimeTell?
- Een correct en gemakkelijke hulpmiddel om salarissen te kunnen doorrekenen aan de financierders van ons onderzoek.
- Een bruikbare basis om ons full cost systeem verder uit te testen.
- Een duidelijker zicht voor de diensthoofden op de tijdsbesteding van hun medewerkers en een mogelijkheid om daarop in te spelen.
- En voor de individuele gebruiker een groter gevoel van eigenwaarde, het is een middel om te onderlijnen hoeveel werk ze wel verzetten voor bepaalde projecten.
Wat kunnen jullie andere organisaties aanraden op het gebied van tijdregistratie?
Tijdschrijven is sowieso niet geliefd bij wetenschappers, het komt er nog eens bij en wordt als controle aangevoeld. Het kan perverse effecten creëren als je niet goed oplet zoals het nadruk leggen op uren kloppen in plaats van degelijk werken. En waarom zou het nodig zijn als het tot nu toe zonder kon? Communicatie hierover is dus belangrijk. Samen met je gebruikers het tijdschrijven opzetten is cruciaal. En het vooraf in kleine groep uitproberen zodat het op punt staat als het massaal wordt opgestart.
Mythes weghelpen is een eerste stap: het vergt dus niet veel tijd; we gebruiken het niet om te evalueren... En argumenten aanreiken waarom het nodig en nuttig is: een enig en overtuigend middel om salarissen te kunnen / mogen doorrekenen, inschrijvingsgelden voor een cursus te kunnen verantwoorden, nodig voor een full cost systeem, een middel om je dienst beter te besturen door zicht te krijgen op je eigen tijdsbesteding en deze van je medewerkers... En als je dan een mooi, vlot te bedienen en te beheren tool samen met hen kan selecteren, ben je vertrokken.
Jef Van Lint - Deputy General Administrator
Instituut voor Tropische Geneeskunde (ITG), Antwerpen
|
