Registratie en beheer gegevens: TimeTell Module
TimeTell Software met een module op maat voor ieder bedrijf en zijn behoeftes
Het professionele software pakket van TimeTell BV bestaat uit verschillende modules, die onderling met elkaar gekoppeld werken. Op die manier kunt u met TimeTell verbanden leggen tussen diverse gegevens zoals personalia, tijdregistratie, aan- en afwezigheid van uw personeelsleden, activiteiten, projectregistratie, planning en budget en ziekte, verlof en overwerk van uw medewerkers. Afhankelijk van de omvang van uw organisatie biedt TimeTell een basispakket TimeTell Express of een uitgebreid modulair pakket TimeTell Professional aan. We geven u een overzicht van de diverse modules en hun mogelijkheden, evenals uitbreidingen op maat van de behoefte van uw organisatie.
 Basisfunctionaliteiten
- Autorisaties: welke rechten en plichten hebben de gebruikers
- Standaardrapportages
- Scheduler: uitvoeren bepaalde taken
- Audit Trail: mutaties kunnen in logfile worden vastgelegd.
- Firebird database
- Beschikbaar in Nederlands en Engels
- Mogelijkheid om eigen terminologie in te brengen
Tijdregistratie
- Weekstaat voor urenverantwoording
- Uren boeken op activiteiten, projecten, klanten en/of kostenplaats/afdeling
- Accordering (lijn-, staf-, en projectmanager)
- Werkroosters van medewerkers
Planning
- Projectplanning met fasen, onderlinge afhankelijkheden en GANTT weergave
- Capaciteitsplanning:
• Resource aanvragen
• Resource allocatie (inplannen van medewerkers op resource aanvragen)
• Inzicht in beschikbare capaciteit
Agenda
- Agenda met MS outlook ‘look en feel’ en functionaliteit
- Mogelijkheid om planning te synchroniseren met de persoonlijke MS Outlook agenda
- Mogelijkheid om resources (mensen) in te plannen op activiteiten en projecten
- Medewerkers inplannen in agenda op roosterdiensten (vroeg, midden, laat etc.)
- Inzicht in beschikbaarheid van medewerkers per dag en tijd
- Inzicht in geplande werkzaamheden voor een klant/project per medewerkers per dag
Verlof & Ziekte
- Digitale verlofkaart
- Vakantieplanning
- Verlofaanvragen/accordering proces kan binnen TimeTell worden afgehandeld
- Verlofsaldi zijn met één knop in weekstaat scherm online oproepbaar
- Ziekte- en betermeldingen,
- Standaard rapportages: verlofsaldi en openstaande ziektemeldingen
Budget
- Budgetteren voor organisatiedelen, medewerkers op activiteiten, projecten en klanten
- Budgetteren kan zowel in tijd als geld (tijd * tarief)
- Vergelijken met budgetten uit voorgaande jaren
- Standaard rapportages (budget versus realisatie)
Human Resource Management (HRM)
- Persoonlijke gegevens
- Pasfoto’s
- Arbeidscontractgegevens
- Organisatiestructuur
- Beoordelingsgesprekken
- Signalering rapportages
- Verlofberechtberekening op basis van leeftijd, schaal, dienstjaren, etc.
Flexibele Rapportage
- Dynamische rapporten (draaitabellen, grafieken, filteren, groeperen etc.)
- Drill down naar onderliggende informatie
- Export naar MS Excel, PDF en andere formaten
- Zelf rapporten maken (lay-out en query)
Barcode
- Registratie van uren op activiteiten en projecten gebeurt met behulp van een barcodelezer die aan de PC is gekoppeld
Toegangscontrole
- Op basis van Datafox of Kaba technologie kan toegang tot een bepaalde parkeerplaats/gebouw/ruimte worden verleend door ontgrendeling van deuren
- TimeTell houdt zogenaamde logfiles bij, zodat dat men te allen tijde kan achterhalen wie op welk moment in welke ruimte is geweest
Klok
- Tijd boeken op een klokterminal met behulp van een sleutelhanger (druppel), badge (creditcard formaat) en/of vingerafdruk
- Mogelijkheid van in- en uitklokken wanneer je inlogt op de eigen PC (softklok)
Receptie
- Werkt in combinatie met aanwezigheidsregistratie via klok of PC (softclock)
- In TimeTell kan men op ieder willekeurig moment zien wie er aanwezig is
- Als er iemand aanwezig is dan kan men ook zien of iemand ziek of op vakantie is en wie de vervanger is
- In combinatie met de HRM module kan tevens telefoonnummer, kamernummer, afdeling en foto getoond worden
Web
- Standaard weekstaat is via de Internet browser beschikbaar (Microsoft, Firefox en Chrome)
- Verlof aanvraag en inzicht in verlofsaldi
- Zelfde lay-out als Windows versie
- Werkt probleemloos in combinatie met en naast Windows client
- Via browser op smartphone uren boeken en planning inzien
Offline
- Stelt medewerkers in staat decentraal offline tijd te boeken in TimeTell, dat in zo’n geval stand-alone op een portable computer werkt
- Men kan mutaties synchroniseren met data van de centrale database zodra men op het lokale netwerk aangesloten is. Dit kan ook als men via Internet connectie met het centrale TimeTell systeem maakt
E-mail
- Notificatie en signalering: automatisch e-mails verzenden op basis van bepaalde criteria. Zo kan bijvoorbeeld automatisch een e-mail worden verzonden aan iedereen die de weekstaat niet op tijd heeft ingevoerd. Naast de standaard geleverde e-mail notificaties kan een TimeTell consultant klantspecifieke e-mail notificaties toevoegen
- Rapporten mailen: rapporten worden op een instelbaar tijdstip gedraaid en vervolgens in PDF-formaat verzonden per e-mail. Zo kan bijvoorbeeld aan het begin van iedere maand een managementrapportage worden verzonden
Database
- TimeTell kan met behulp van deze module werken met de databases MS SQL Server en Oracle
- Indien men werkt met de standaard Firebird database (alleen voor kleinere organisaties), dan heeft men deze module niet nodig
Koppel
- Mogelijkheid om data te exporten of importeren vanuit externe systemen. Dit kan ook gescheduled worden
- Uitwisseling bestanden gebeurt op basis van CSV-, XML-, of SQL-bestanden of direct met een externe database
- Voor uitwisseling dient een definitie gemaakt te worden door een TimeTell consultant
|
