Klant aan het woord – Instituut voor Tropische Geneeskunde (ITG)
Organisatie:
Instituut voor Tropische Geneeskunde (ITG)
Branche:
Dienstverlening Non-Profit
Aantal gebruikers:
600
Locatie:
Antwerpen
TimeTell gebruiker sinds:
2009
“TimeTell is vooral gekozen voor de gebruiksvriendelijkheid ten opzichte van andere software ”
Het Instituut voor Tropische Geneeskunde biedt al meer dan een eeuw lang een venster op de wereld. Studenten uit meer dan 30 landen specialiseren zich hier in Antwerpen in tropische infectieziekten en gezondheidszorg in ontwikkelingslanden. Onze vorsers doen onderzoek in het laboratorium en in het veld, in samenwerking met partners in Afrika, Azië en Latijns-Amerika. Onze artsen en verpleegkundigen bieden reisadvies, vaccinaties en zorg op maat voor importziekten, hiv en soa’s.
Wat zijn de doorslaggevende redenen geweest voor de keuze voor TimeTell?
Gespecialiseerde software voor tijdschrijven voldoet vrijwel altijd aan de formele vereisten van derden (bijvoorbeeld de Europese Commissie en hun auditors) en zijn meestal goed aanpasbaar aan de technologische noden van de eigen organisatie (koppeling naar databases, enz.). Dat geldt zeker ook voor TimeTell.
TimeTell is vooral gekozen voor de gebruiksvriendelijkheid ten opzichte van de andere software die we bekeken. Het gebruiksgemak voor onze wetenschappers stond voorop. We checkten dit ook bij andere klanten: het bleek eenvoudig te bedienen en op te zetten met een voor zichzelf sprekend, aangenaam scherm en achterliggende logica.
Wat is jullie ervaring met TimeTell tot nu toe?
Een grote bekommernis voor ons was de tijd die nodig is om de gegevens in te vullen. Mede door een goede instelling, samen uitgevoerd met de TimeTell expert, beperkt zich dit nu tot 2-5 minuten per dag maximaal. Handleidingen worden zelden of nooit gelezen, dus we voorzien een korte opleiding van ongeveer 15 minuten voor elke nieuwe werknemer. Vragen die daarna volgen, kunnen we vlot opvangen.
De nadruk ligt op het transparant en correct verantwoorden van bestede tijd aan externe financiers, zoals de Europese Commissie, de Belgische Directie-Generaal van Ontwikkeling (DGD), etc.
Wat kunnen jullie andere organisaties aanraden op het gebied van tijdregistratie?
Tijdschrijven is sowieso niet geliefd bij wetenschappers, het komt er nog eens bij en wordt als controle aangevoeld. En waarom zou het nodig zijn als het tot nu toe zonder kon? Helder communiceren en waken over de gebruiksvriendelijkheid zijn dus belangrijke aandachtspunten. Samen met je gebruikers het tijdschrijven opzetten is cruciaal. En het vooraf in een kleine groep uitproberen zodat het klaar staat als het massaal wordt opgestart.
Mythes weghelpen is een eerste stap: het vergt niet veel tijd; we gebruiken het niet om te evalueren. En argumenten aanreiken waarom het nodig en nuttig is: een enig en overtuigend middel om salarissen te kunnen / mogen doorrekenen. En als je dan een mooi, vlot te bedienen en te beheren tool samen met hen kan selecteren, ben je vertrokken.
Instituut voor Tropische Geneeskunde (ITG), Antwerpen