“Timetell is voor ons de beste keuze. Flexibel, betrouwbaar en volledig afgestemd op onze organisatie”

VERA is een autonoom provinciebedrijf in Vlaams-Brabant dat gemeenten helpt met IT, cybersecurity en slimme projecten. Ze geven onafhankelijk advies en zorgen dat ook kleinere gemeenten toegang hebben tot de juiste kennis en oplossingen. In hun dagelijks werk gebruiken ze Timetell voor onder andere tijdregistratie, planning, declaraties, verlof en ziekte en meer.

De uitdaging

Voor de invoering van Timetell werkte VERA met één grote Excel-file voor tijdregistratie. “Dat bestand had meerdere tabbladen en crashte regelmatig. Excel is geen databank, en daar liepen we continu tegenaan”, vertelt Hans Hubin – projectcoördinator bij VERA. Daarnaast kostte het veel tijd om gegevens te verwerken voor facturatie en loonberekening. Voor een organisatie met consultants die verspreid bij gemeenten werken, was dit simpelweg niet schaalbaar.

Tijd voor verandering, tijd voor Timetell

In 2017 startte Hans een openbare aanbesteding voor een tijdregistratiesysteem. “We hebben drie à vier oplossingen vergeleken. Timetell was de enige die volledig voldeed aan ons wensenpakket”, aldus Hans. Ook de prijs speelde mee. Timetell bleek de meest kostenefficiënte keuze. Maar doorslaggevend was vooral de functionaliteit en flexibiliteit.

Timetell sluit naadloos aan

VERA koos ervoor om Timetell direct breed in te zetten. Niet alleen voor urenregistratie, maar ook voor verlof, ziekte en uiteindelijk zelfs loonverwerking en facturatie.

“De consultants hebben exports ontwikkeld zodat gegevens automatisch naar het sociaal secretariaat gaan voor loonberekening. Ook facturatie is volledig geïntegreerd. Gewerkte uren per project worden automatisch vertaald naar facturen via de boekhouding”, vertelt Hans.

Hans benut daarnaast de technische mogelijkheden van Timetell maximaal. “Je kunt alle data eruit halen die je nodig hebt. De automatische exports gebruiken we in Power BI voor rapportages.” Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat Timetell perfect aansluit op de specifieke processen van VERA.

Voor ons de beste keus

De samenwerking met Timetell ervaart Hans als zeer positief. “De helpdesk reageert snel en de consultants kennen onze omgeving goed. Dat is belangrijk, want wij hebben best een complexe inrichting.” Wat voor VERA het verschil maakt, is de betrouwbaarheid van het systeem. “Timetell ziet er misschien niet flitsend uit, maar het doet wat het moet doen. En dat is precies waar andere systemen vaak tekortschieten. Wij hebben geleerd dat Timetell voor ons de beste keuze is. Flexibel, betrouwbaar en volledig afgestemd op onze organisatie”, sluit Hans Hubin af.